Module CRM sur mesure

Besoin

Le centre de langue Victoria's English à Montpellier dispose depuis plusieurs années d'une solution développée spécifiquement sur une base Filemaker Pro.

Cette solution, qui a longtemps été pleinement satisfaisante, présente désormais certaines limitations :

• Difficile, voire impossible, dans un budget raisonnable, à faire évoluer pour répondre à l'évolution naturelle des besoins des gestionnaires et des utilisateurs
• N'est pas intégrée à l'application de gestion des contrats, des plannings et des activités pédagogiques
• Difficile de répondre au souhait de l'animateur du réseau Victoria's English de pouvoir proposer une solution homogène pour la gestion commerciale aux différents centres Victoria's, notamment les nouveaux adhérents

Solution

Victoria's English a choisi de confier à CEM XNet la réalisation d'une application intranet modulaire, reprenant et améliorant les fonctionnalités de la CRM existante. Grâce au mode SaaS (Software As A Service), cette application peut être déployée dans tout le réseau Victoria's, et ainsi apporter une solution clés en main, parfaitement adaptée, aux gestionnaires des centres de langue pour leur gestion commerciale, complétement intégrée à la gestion administrative, pédagogique et opérationnelle de leur activité.

La CRM couvre un large spectre fonctionnel autour des devis et factures, et s'intègre à la gestion de l'école avec ses plannings, ses contrats, ses stagiaires / apprenants, ses calendriers des activités pédagogiques.

Adaptations spécifiques

L'application CRM de Victoria's English a été construite sur la base de modules de gestion commerciale déjà opérationnels sur la plate-forme intranet extranet CEM XNet, en développant plusieurs spécificités pour s'adapter aux besoins particuliers de ce projet :

• Structure dossier / client / prestations / produits très souple, allant d'un particulier qui effectue une validation de niveau à une entreprise dans un groupe multi-site qui souscrit un plan de formation pour un nombre indéterminé de salariés sur divers cursus
• Saisie des devis et factures sur des bases HT ou TTC, selon la nature du client (B2B ou B2C)
• TVA à la ligne
• Base produits / prestations très complète pour faciliter l'élaboration des devis et des dossiers
• Financeurs multiples pour un même dossier (notion d'organisme financeur)
• Production des documents sur la base de gabarits entièrement paramétrables : devis et factures bien sûr, mais aussi conventions, contrats et programmes de formation, tableaux de synthèse...
• Plusieurs entités de facturation, chacune ayant ses propres paramètres comptables (TVAs, code analytiques...) et comptes bancaires, accès au paramétrage des règles de codification pour la numérotation des documents générés (devis, conventions, contrats, factures)
• Transformation semi-automatique des devis en facture ou contrat
• Saisie des règlements, génération des bordereaux de remise de chèque
• Exports semi-automatiques pour le cabinet expert comptable
• ...

Évolutions

• Amélioration et extension de la fonction de calcul du devis selon plusieurs unités possibles (heure, nombre de stagiaires, forfait...) et de la fonction de pré-remplissage de la facture correspondante - Juillet 2017
• Calcul des produits constatés d'avance (PCA) : associée à la facturation, permet de fournir au gestionnaire - et à l'expert comptable - un état détaillé de la part des ventes réalisées (les factures émises) qui sera produite sur l'exercice comptable suivant (formations délivrées avec une date de fin postérieure à la date de clôture de l'exercice en cours) - Août 2017
  
• Développement d'une fonction d'import de listes d'élèves-stagiaires pour que chaque école puisse charger elle-même ses données, notamment lors de la mise en place de l'application - Septembre 2017
• Mise en place de la gestion des bilans pédagogiques et financiers, facilitant et sécurisant l'élaboration de cette déclaration annuelle obligatoire pour les centres de formation. La collecte des informations nécessaires se fait au fil de l'eau et/ou globalement en cours ou en fin d'année - Juillet 2018
• Déploiement pour la gestion des activités pédagogiques d'une école à Douala au Cameroun, avec adaptations locales (monnaie, format des adresses postales) - Octobre 2018