Gestion de courriers selon des gabarits prédéfinis

Module d'édition de documents PDF basés sur des templates

Pour envoyer un document formel à un client, un fournisseur ou un partenaire commercial, plus besoin de passer par un logiciel de traitement de texte, jongler avec les styles, batailler avec les mises en forme pour avoir une présentation homogène et professionnelle, plus besoin de renvoyer une deuxième fois le document parce que votre correspondant n'arrivait pas à l'ouvrir correctement dans son format initial, plus besoin d'appeler votre correspondant pour savoir s'il a bien reçu votre document, plus besoin de mémoriser dans quelle arborescence sur le serveur vous avez stocké une copie de votre document, etc.

Avec notre nouveau module dédié à la gestion des documents libres (par opposition aux devis et factures par exemple qui sont des documents structurés déjà générés par nos applications intranet), préparer, éditer, générer, diffuser et suivre des documents PDF est particulièrement simple et efficace :

  • Préparez en amont les modèles de documents courants : renouvellements, contrats, souscriptions, invitations...
  • Éditez vos documents, si besoin à partir des modèles prédéfinis, via des champs structurés : objet, référence à rappeler, corps du courrier, signature, post-scriptum.
  • Choisissez le destinataire, éventuellement dans votre base de données clients, fournisseurs, contacts...
  • Vous avez la possibilité d'émettre le document au nom d'un tiers. Par exemple si vous êtes un prestataire informatique / téléphonie, vous pouvez générer au nom de votre client un courrier de résiliation destiné à son opérateur télécom en cas de changement de fournisseur.
  • Le document PDF est automatiquement généré avec votre entête et votre pied de page (ou ceux du tiers au nom duquel vous produisez le document).
  • Envoyez votre document PDF par e-mail à partir de votre application, avec le suivi intégré : lorsque votre interloculeur télécharge effectivement votre document, l'information est tracée dans votre intranet.
  • Le tout est automatiquement archivé, relié aux éléments correspondants dans votre base de données

Ce module de gestion des documents PDF selon des modèles est installable, et adaptable, sur toutes nos applications intranet.

 

Exemple d'édition d'un document PDF selon un modèle prédéfini

 

Exemple de PDF généré via le module de gestion de documents avec modèles

Information CEM XNet publiée le 08/11/2016

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